Amikor egy kisvállalkozás tulajdonosa egy nap arra ébred, hogy a weboldalát más is tudja kezelni rajta kívül, általában már túl későn jut eszébe dokumentációt készíteni. Pontosan ez volt a kiindulópont ennél a projektnél is: Ügyfelünk szerette volna, hogy a weboldala minden szövege, beállítása és arculati eleme egy helyen, szerkeszthető formában is elérhető legyen, függetlenül attól, hogy ki ül majd legközelebb a szerkesztő előtt.
A feladat
A megrendelés egyszerűnek tűnt a felszínen: nézzük át a weboldalt és minden aloldalát, majd készítsünk belőle egy szerkeszthető Word dokumentumot. A valóságban azonban három különböző feladat bújt meg egy mondat alatt.
Először is fel kellett térképezni az oldal teljes szerkezetét: tizenhárom aloldalt, a főlaptól a kezelések leírásán át az adatvédelmi nyilatkozatig, és ezekből szóról szóra ki kellett nyerni az eredeti, – ez esetben – angol és német nyelvű szöveget úgy, hogy semmi ne maradjon ki és semmi ne sérüljön a formázás közben.
Másodszor, a nyers szövegből és a látott vizuális elemekből (színek, betűtípusok, hangnem) fel kellett építeni egy teljes arculati kézikönyvet, ami nem csak leírja, hogy milyen a márka, hanem azt is, hogyan kell azt egységesen, hosszú távon képviselni.
Harmadszor, és ez volt a legtöbb tervezést igénylő rész, el kellett készíteni egy átadási és működtetési kézikönyvet, amely nem szövegekről szól, hanem arról, hogyan kell a weboldalt valójában kezelni: hol kell bejelentkezni, hogyan lehet árat módosítani, mit kell tenni, ha lejár a domain, és mire kell figyelni a beállításoknál.
Miért nem elég csak „lementeni” egy weboldalt
A legtöbb ember úgy gondolja, egy weboldal dokumentálása annyi, hogy minden szöveget kimásolunk egy fájlba. Ez a projekt jól megmutatta, hogy ez a megközelítés miért elégtelen.
Egy weboldal nem csak szöveg. Ügyfelünk oldala mögött Wix Bookings rendszer fut az időpontfoglaláshoz, Wix Stores a webshophoz, és mindkettő saját, a látható szövegtől független beállításokkal rendelkezik. Az árak egy része a statikus oldalszövegben szerepel, más része viszont a Bookings rendszer adminisztrációs felületén állítható, és ha valaki csak az egyiket módosítja, a két forrás könnyen elcsúszhat egymástól. Ezt a kockázatot a dokumentációban külön ki is emeltük: minden árváltozás esetén mindkét helyen ellenőrizni kell az adatokat.
Hasonlóan fontos volt, hogy a dokumentáció ne csak azt írja le, mi van most a weboldalon, hanem azt is, hogyan kell hozzáférni a háttérhez. Ki tudja, hol vannak a bejelentkezési adatok, a domain megújítási dátuma, a Google Search Console és a Bing Webmaster Tools beállításai. Ezek nélkül egy weboldal gyakorlatilag „feketedobozzá” válik, amint a tulajdonos vagy az eredeti fejlesztő nem érhető el.
Az arculat, ami nincs sehol leírva
Érdekes tapasztalat volt, hogy a brand nem rendelkezett előzetesen leírt arculati kézikönyvvel. A márka hangneme, a színvilág, a szlogen mögötti filozófia mind csak a weboldal képeiből, szövegeiből és felépítéséből volt kiolvasható.
Ez a projekt jó példája arra, hogy egy arculati kézikönyv nem feltétlenül egy tervezőasztal mellett születik, hanem egy már létező, élő márka megfigyeléséből és rendszerezéséből is felépíthető. A weboldal tizenhárom oldalának alapos átvizsgálásával rekonstruálható volt a teljes vizuális rendszer: a pontos színkódok, a tipográfiai hierarchia, a fotóstílus elvei és a kommunikációs hangnem szabályai. Ez azért fontos, mert innentől kezdve bárki, aki új marketinganyagot készít a márkának, nem a saját megérzéseire van utalva, hanem egy rögzített, követhető útmutatóra.
Egy dokumentum, három olvasó
A végeredmény szándékosan egyetlen Word fájlba került, három jól elkülönített résszel. Ennek oka egyszerű: a célközönség három különböző szerepkör, de ugyanaz a fizikai dokumentum kell mindegyiknek elérhető legyen, ha kell.
Az első rész a nyers weboldalszöveg, ez annak kell, aki tartalmat ír vagy fordít. A második rész az arculati kézikönyv, ez a marketinges vagy designer kollégának szól. A harmadik rész a működtetési útmutató, ez pedig annak, aki technikailag kezeli majd a fiókot.
A dokumentum elkészítése technikailag is tanulságos volt: a Word fájl generálása kódból (docx könyvtárral) lehetővé tette, hogy A4-es lapméret, egységes tipográfia, fejléc, lábléc oldalszámmal és automatikus tartalomjegyzék is legyen a végeredményben, vagyis ne egy hevenyészett szövegtömb, hanem egy valóban átadható, professzionális dokumentum készüljön.
Mit lehet ebből tanulni
A legfontosabb tanulság talán az, hogy a „dokumentáld a weboldalad” feladat valójában három különböző gondolkodásmódot igényel egyszerre: tartalmi (mi van kiírva), márkai (mit jelent ez vizuálisan és hangnemben) és operatív (hogyan kell kezelni a háttérben). Ha ezek közül bármelyik hiányzik, a dokumentáció hasznavehetetlen lesz abban a pillanatban, amikor valóban szükség lenne rá, tehát amikor a tulajdonos épp nincs elérhető, vagy új embert kell betanítani.
Egy ilyen kézikönyv elkészítése nem csak vészhelyzetre való biztosítás. Napi szinten is megkönnyíti a munkát: nem kell minden árváltozásnál fejben tartani, hol kell még módosítani, és nem kell újra kitalálni, milyen színt vagy szlogent használjon a márka egy új anyagban. Ez a fajta rendszerezett tudás az, amiből idővel egy kisvállalkozás is fenntartható, átadható üzletté válik.